Você já teve a sensação de correr o dia inteiro e, no final do dia, perceber que não concluiu nada? Quando comecei na liderança, uma das maiores dificuldades era gerenciar o tempo para dar conta de todas as responsabilidades. Lembro que as demandas vinham de todos os lados e, muitas vezes, eu acabava esquecendo o que precisava fazer, quem pediu o quê, etc. Agora, liderando e desenvolvendo outros líderes, descobri que não era só eu que tinha essa dificuldade.
Desde então, venho pesquisando várias técnicas de gestão do tempo, tanto para mim quanto para compartilhar com o time. Algumas funcionaram, outras nem tanto. Por isso, decidi compilar o que vem funcionando para mim, uma mistura de GTD – Getting Things Done (mais detalhes sobre a técnica você encontra aqui), Time Boxing (sempre que possível), Matriz de Eisenhower (para priorização) e Pomodoro (para foco e produtividade com qualidade).
Vamos lá!
1º Anotar tudo que precisa ser feito
Primeiro anote tudo que precisa ser feito, tire da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passe para algum lugar mais confiável (lembre-se o papel não esquece!).
2º Priorizar o que precisa ser feito levando em consideração importância e urgência
Com sua lista de itens a fazer em mãos é hora de priorizar. Neste passo você analisa cada um dos itens da sua lista verificando o que demanda ação ou não e o que você pode delegar.
Regra dos 2 minutos: se a tarefa leva menos de 2 minutos para ser executada e você tem condições de fazer no exato momento em que a identificou na lista, pode ser uma boa ideia já executá-la e assim eliminá-la do seu backlog.
Para as tarefas que levam mais tempo para serem executadas eu costumo utilizar a Matriz de Eisenhower para priorizar.
Matriz de Eisenhower
Na matriz abaixo vamos distribuir as tarefas em cada um dos quadrantes de acordo com a importância e a urgência.
Quadrante 1 - Muito importante e muito urgente > Faça agora!
São as atividades mais importantes e mais urgentes da lista, por isso são as mais prioritárias e precisam ser feitas agora.
Quadrante 2 - Muito importante e pouco urgente > Agende!
No 2º quadrante estão as tarefas que possuem impacto nas suas metas, mas não têm um deadline bem definido. Assim, o ideal é que você se planeje e agende um tempo de dedicação para elas depois. Elas devem ser feitas depois de concluídas as tarefas do 1º quadrante e não simultaneamente a elas.
Quadrante 3 - Pouco importante e pouco urgente > Elimine!
Essa etapa da matriz é importante para que você saiba com o que não deve gastar muito tempo. Sendo assim, elas deverão ser deixadas para depois ou simplesmente eliminadas.
Quadrante 4 - Pouco importante e muito urgente > Adie ou Delegue!
No 4º e último quadrante estão as atividades que não acrescentam à meta final, mas estão com prazo no limite. Assim, para essas tarefas existem duas possibilidades:
Delegar: peça para outra pessoa realizar por você e foque nas atividades mais importantes;
Adiar: caso elas ainda estejam dentro do prazo, busque executá-las somente quando terminar as atividades do primeiro e do segundo quadrante.
3º Executar uma tarefa de cada vez com foco total
Nesta etapa é hora de colocar a mão na massa e fazer o que precisa ser feito.
Para entregar o seu melhor é importante em uma tarefa por vez, com muita atenção e cuidado. É fazer com significado, sabendo que você está fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupada(o) ou distraída(o) com outro assunto.
Para evitar distrações e aumentar o foco durante a execução desligue todas as notificações (celular, aplicativos de mensagem, redes sociais, etc.) e utilize a técnica Pomodoro para definir intervalos de tempo para foco profundo.
Pomodoro (mantenha o foco durante a execução)
A técnica Pomodoro vem de lá dos anos 1980, foi desenvolvida por Francesco Cirillo e leva o nome de um cronômetro de cozinha pomodoro (formato de tomate). A essência dela consiste em definir com antecedência quantos pomodoros você pode precisar para o que deseja fazer, definir seu cronômetro para, normalmente, 25 minutos e, em seguida, concentrar-se em sua tarefa até este tempo. Concluído os 25 minutos você faz uma pausa de 5 minutos completando um pomodoro. Depois de fazer quatro pomodoros, faça uma pausa mais longa, de cerca de 30 minutos.
E para evitar ficar mudando de assunto num espaço curto de tempo eu costumo agrupar as tarefas similares entre si para serem realizadas no mesmo momento, para isso eu utilizo a técnica Time Blocking.
Time Blocking (agrupe tarefas similares para não ficar alternando entre contextos/tarefas muito diferentes)
Time Blocking é uma estratégia de gestão do tempo na qual você reserva períodos na agenda para grupos de tarefas similares ou com mesmo contexto, criando agrupamentos de blocos temporais. Nela, você divide com eficiência a semana de trabalho em pequenos blocos de tempo manejáveis, especificando as tarefas a serem realizadas, como verificar e-mails, trabalhar nos projetos, fazer uma pausa ou até se exercitar.
Para criar um bloco temporal, agrupe tarefas similares e programe um período para trabalhar nelas. Por exemplo, você pode começar criando um bloco temporal de uma hora para checar os seus e-mails, começando às 9h. Em seguida, crie um bloco das 10h às 11h30 para trabalhar em tarefas relacionadas ao projeto principal do dia (por exemplo, codar e testar). Para as 11h30, crie outro bloco de uma hora para almoçar, e assim por diante.
Ao organizar a sua agenda em blocos de tempo, você não só reserva períodos para trabalhos corriqueiros, como também reduz alternâncias entre contextos diferentes permitindo que você consiga se concentrar de forma eficaz no que realmente importa.
4º Revisar constantemente a lista para garantir que os itens continuam sendo relevantes
Você precisa rever frequentemente as suas tarefas e redefinir as prioridades, quando necessário. A recomendação é revisar sua lista duas vezes por dia: no início e no fim de cada dia.
No início do dia incluir como parte da sua rotina matinal e no final do dia fazer uma nova análisepara começar o dia seguinte de forma mais organizada. Desta forma, você começa cada dia com a cabeça limpa, sem a urgência de precisar verificar a sua lista de pendências e reorganizar o calendário diário.
4 passos para te ajudar organizar e entregar tarefas, resumindo...
Anote tudo o que precisa ser feito;
Priorize os itens da lista de tarefas levando em consideração importância e urgência;
Execute uma tarefa de cada vez com foco total;
Revise constantemente a lista para garantir que os itens continuam sendo relevantes.
Se você ainda não tem qualquer tipo de organização no seu dia a dia e percebe que está deixando de entregar/fazer muita coisa importante, sugiro fortemente que você comece anotando. Anote tudo o que precisa fazer, vale um bloco de notas, post-it no monitor, caderno etc., vale qualquer coisa que não te deixe esquecer. E à medida que for concluindo as tarefas, vá riscando da sua lista. A sensação de dever cumprido é maravilhosa! ;)
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