Uma conversa individual ou one-on-one é uma reunião entre duas pessoas para tratar de algum tema importante para ambas, podendo ser um encontro pontual ou ter uma recorrência pré-definida. Geralmente, acontece entre a pessoa líder e os membros do time, sendo uma oportunidade para a líder ouvir cada pessoa de forma individualizada e para o membro do time trazer pontos que considera importantes para compartilhar com sua liderança.
“Essas reuniões regulares melhoram a comunicação da equipe, identificam problemas solucionáveis antes que se transformem em grandes problemas e aumentam a lealdade dos funcionários.” - Esther Schindler, The Secrets Behind Great One-on-One Meetings
Quando comecei a liderar e, consequentemente, a manter uma agenda recorrente de one-on-ones com meu time, eu não sabia muito bem como conduzir a conversa. Lembro que ficava bem nervosa e acabava falando mais do que deveria. Com o tempo, muito estudo e prática, as conversas individuais se tornaram mais fluídas e eu me sinto bem mais à vontade.
Para te ajudar a ter conversas individuais mais eficazes, compartilho aqui 3 dicas que me ajudaram muito. Vamos lá!
1. A reunião é deles, não sua
Embora as reuniões individuais sejam sua melhor oportunidade de impactar positivamente os membros do time a cada encontro, a abordagem paradoxal que você deve adotar é que a reunião é deles, não sua. Isso significa "manter a bolha de pensamento sobre a cabeça deles" durante a maior parte da reunião, fazendo perguntas direcionadas, conduzindo a conversa em direções específicas e, acima de tudo, ouvindo. Não é sua função dirigir a conversa, mas sim absorver e orientar.
Tente fazer com que as pessoas que você acompanha falem 70% do tempo. Ao sentir vontade de resolver o problema por elas, faça outra pergunta para que cheguem à conclusão sozinhas.
Essa é uma arte que requer prática, embora alguns sejam naturalmente bons nisso com pouco ou nenhum treinamento. Você pode conseguir isso fazendo muitas perguntas direcionadas, em vez de fornecer todas as respostas. Por exemplo:
Como está indo seu trabalho esta semana?
Em que você está trabalhando hoje?
Como está sua rotina? Está conseguindo passar tempo de qualidade com as pessoas importantes da sua vida?
O que você aprendeu de interessante desde nossa última conversa?
Como você está se sentindo em relação aos prazos?
Embora possam parecer complicadas, as perguntas direcionadas funcionam bem. Elas estimulam uma boa discussão e podem ser usadas independentemente de você saber a resposta ou não. Use-as a seu favor.
2. O silêncio é de ouro
Não sinta que precisa preencher cada momento da conversa. Aprendi na minha formação de coach e na prática que, quando uma pergunta leva ao silêncio, é porque de alguma forma a pessoa não tinha parado para pensar naquele ponto específico, então ela fica em silêncio processando a nova informação. Por isso, não corte o raciocínio dela preenchendo o silêncio com qualquer fala somente porque se sentiu desconfortável.
Se você deixar o diálogo se desenrolar e ficar relativamente quieto usando estímulos sutis, as melhores partes da conversa poderão emergir. Por exemplo, se a pessoa estiver discutindo alguns problemas que aconteceram na semana anterior, deixar a conversa fluir sem responder pode ajudar a trazer um problema à tona: "...e esse é o problema, eu acho. Só não tenho ideia de por que eles não estão nos ajudando mais."
Mais uma vez, é por isso que essa é a reunião deles e não a sua: deixe que eles se aprofundem em suas mentes e tragam à tona as questões que realmente importam para eles. Eles saberão quais são elas!
3. Tome nota
Durante a reunião individual, é útil fazer anotações e atribuir ações em um documento compartilhado, como um Google Doc, para cada membro do time. Revise as ações no final da conversa e inclua no documento. Com o tempo, essas anotações se tornam excelentes referências históricas, permitindo que você se lembre dos tópicos discutidos meses ou até anos atrás.
Ao atribuir ações a si mesma(o), coloque-as em sua lista de tarefas a serem realizadas. Ter um(a) líder que realmente age de acordo com o que é discutido nas conversas individuais é muito valioso. Para garantir que isso aconteça, tenha um item recorrente na sua lista de tarefas para cada reunião individual, com subtarefas como:
Preparar anotações antes da reunião.
Colocar ações na lista de tarefas.
Essa prática pode ajudar a manter a consistência e a eficácia das reuniões.
P.S. Qual das 3 dicas (1-3) você achou mais útil? Compartilha comigo nos comentários, vamos conversar!
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