A filosofia essencialista me ajudou a organizar melhor minha rotina e a ser mais criteriosa quanto aos compromissos que assumo, investindo energia no que é realmente importante para mim. Para te ajudar a focar no que realmente importa, eu criei uma série com três artigos baseados no livro Essencialismo: A disciplinada busca por menos ¹, escrito por Greg McKeown.
Na parte 1, eu te apresentei a proposta de valor e a forma como uma pessoa essencialista pensa. Nesta segunda parte, veremos as etapas que compõem o método essencialista para você aplicar a busca disciplinada por menos em qualquer situação. E na terceira e última parte, veremos como aplicar esses conceitos na liderança. Espero que seja útil para você.
Boa leitura!
O método essencialista
O método essencialista, a busca disciplinada por menos que pode ser usado em qualquer situação, é constituído de três passos:
Explorar: diferenciar o pouco essencial e extremamente valioso das muitas distrações;
Eliminar: excluir tudo que é trivial e não contribui para alcançar o que é essencial;
Executar: remover obstáculos para facilitar a execução do que é essencial, permitindo que ela ocorra quase sem esforço.
Passo 1: Explorar - diferenciar o pouco que é essencial das muitas distrações
“Para discenir o que é verdadeiramente vital, precisamos de espaço para pensar, tempo para examinar e escutar, permissão para brincar, sabedoria para dormir e disciplina para aplicar critérios seletivos às escolhas que fazemos.” - Greg McKeown
O primeiro passo do método essencialista é explorar, o que envolve diferenciar o pouco que é essencial das muitas distrações. Para te ajudar nesta exploração é importante:
Criar espaço para pensar e analisar antes de agir
Ao contrário dos não essencialistas, que reagem impulsivamente a cada nova ideia ou demanda, os essencialistas valorizam a criação de espaço para reflexão e ponderação. Nesse paradoxo, quanto mais frenética a vida, maior a necessidade de tempo para pensar, e quanto mais barulhenta a situação, mais importante é construir momentos de silêncio para uma análise profunda.
Envolver-se em atividades por puro prazer
Engajar-se em atividades lúdicas, como jogar bola ou ouvir música, é essencial na mentalidade essencialista, pois expande a mente e estimula a criatividade. Brincar nos ajuda a ver novas possibilidades, fazer conexões inovadoras, e é um antídoto contra o estresse, beneficiando tanto o raciocínio lógico quanto a exploração irrestrita.
“Quando examino meus métodos de pensamento, chego à conclusão de que o dom da fantasia significou mais para mim do que o talento de absorver conhecimento.” - Albert Einstein
Cuidar da saúde física, mental e espiritual
Cuidar da saúde é essencial para manter alta performance. Essencialistas compreendem a importância do sono e garantem o descanso necessário para enfrentar o dia a dia com energia e criatividade, ao contrário dos não essencialistas que veem o sono como um fardo.
Aplicar critérios seletivos para escolher entre as muitas opções
“Se não for um sim óbvio, então é um não óbvio.” - Greg McKeown
No essencialismo, é crucial selecionar as muitas opções triviais daquelas realmente valiosas. Para isso, você pode utilizar o modelo de selecionar oportunidades com base em critérios pré-definidos:
Etapas:
Descrever a oportunidade: detalhes relevantes sobre a oportunidade. Que oportunidade está sendo oferecida a você?
Definir critérios mínimos: três requisitos básicos que a oportunidade deve atender. Quais são os critérios mínimos para a opção ser considerada?
Definir critérios rígidos: três requisitos ideais que a oportunidade deve atender. Quais são os critérios ideais para que essa opção seja aprovada?
Tomada de decisão:
Se a oportunidade não atender a nenhum critério mínimo, a resposta é NÃO.
Se a oportunidade atender a todos os critérios mínimos, mas não atender a pelo menos dois critérios rígidos, a resposta é NÃO.
Se a oportunidade atender a todos os critérios mínimos e a pelo menos dois critérios rígidos, a resposta é SIM.
Passo 2: Eliminar - excluir as muitas coisas triviais
“Não basta determinar quais são as atividades e iniciativas que não dão a máxima contribuição possível para sua meta: ainda é preciso eliminá-las ativamente. […] Na vida, a pergunta decisiva a se fazer para decidir quais atividades você deve eliminar é: ‘Se essa oportunidade não tivesse surgido, o que eu estaria disposto a fazer para consegui-la?’” - Greg McKeown
Após explorar todas as opções, o foco não deve ser em escolher qual das prioridades conflitantes priorizar, mas sim em determinar a qual delas dizer não. Em vez de se perguntar: “Da minha lista de prioridades conflitantes, a qual delas devo dizer sim?” Faça a pergunta essencial: “A qual delas direi não?” Essa abordagem revelará a verdadeira prioridade, orientando para o melhor caminho de progresso e identificando o propósito real para alcançar o máximo de contribuição.
Tenha clareza do objetivo
Sem foco, desperdiçamos tempo e energia em trivialidades, mas com um objetivo claro, alcançamos mais progresso e inovação nas áreas vitais. Criar um objetivo essencial é desafiador, exigindo coragem, percepção, e disciplina para excluir prioridades concorrentes, fazer perguntas delicadas e abrir mão de coisas importantes. Esse esforço é recompensado, pois a clareza de propósito permite que as pessoas se mobilizem totalmente e alcancem a verdadeira excelência.
Não tenha medo de dizer não
Você já sentiu tensão ao optar entre o que achava certo e o que alguém insistia que fizesse, ou disse sim para evitar atritos por medo de desapontar os outros? É difícil dizer não e escolher o essencial em vez do não essencial por duas razões principais:
Não ter clareza sobre o que é essencial: essa falta de clareza nos deixa indefesos. Quando temos uma forte clareza interna, é como se houvesse um campo de força que nos protege das distrações, alimentando-nos com a força necessária para dizer não ao que não é essencial.
Medo do mal-estar social: como seres humanos, sentimos a necessidade de estar bem com os outros. Tememos dizer não e prejudicar os relacionamentos. Essas emoções nos distraem da realidade de que podemos dizer não e nos arrepender por alguns minutos, ou dizer sim e nos arrepender por muito mais tempo.
Enfrentar esses momentos com coragem e dignidade é uma das habilidades mais importantes que você precisa dominar para se tornar essencialista - e uma das mais difíceis. Sem coragem, a busca disciplinada por menos é superficial; muitos falam sobre a importância de focar no essencial, mas poucos têm a ousadia de viver dessa maneira. Para isso, você pode aprender a dizer não com delicadeza para as coisas não essenciais. Aqui estão algumas dicas para isso:
Separe a decisão do relacionamento: entenda que você está dizendo não para a solicitação e não para a pessoa. Só depois de separarmos a decisão do relacionamento podemos tomar uma decisão clara e encontrar coragem para transmiti-la.
Dizer não com elegância não significa usar a palavra “não”: você pode utilizar frases como “Adoraria, mas estou com a agenda lotada!”, “Fico honrada por ter pensado em mim, mas temo ser incapaz de atendê-lo”, “Sim, mas o que devo deixar de fazer em troca?”
Concentre-se no que terá que perder: quando temos uma noção do que estamos perdendo ao dizer sim, fica mais fácil dizer não.
Um não claro pode ser mais gentil do que um sim vago ou sem compromisso: passar a mensagem direta e clara é muito melhor do que não responder ou dar falsas esperanças com respostas evasivas (”Talvez eu possa”).
Passo 3: Executar - remover obstáculos para facilitar a execução
“Há duas maneiras de pensar sobre a execução. Enquanto os não essencialistas tendem a forçá-la, os essencialistas investem o tempo que pouparam ao eliminar o não essencial no projeto de um sistema que facilite a execução, de um modo que quase não demande esforço.” - Greg McKeown
Para executar as atividades essenciais de forma eficiente, é crucial criar um sistema que minimize a fricção e facilite a execução, em vez de forçar a realização das tarefas. Para isso:
Planeje com margens de segurança
Os essencialistas entendem que o tempo necessário para realizar tarefas é frequentemente subestimado devido a imprevistos e complicações. Para mitigar esses riscos, eles planejam com margens de segurança, acrescentando 50% ao prazo estimado para aliviar o estresse de atrasos, e fazer um planejamento de cenários (prever riscos, considerar os piores cenários e seus impactos, e investir em medidas que aumentem a resiliência e reduzam riscos).
Produza mais removendo os obstáculos
Os não essencialistas lidam com a execução de forma reativa, aplicando soluções rápidas e superficiais que aumentam a frustração e a resistência. Eles tentam contornar crises sem antecipá-las, agravando os problemas ao invés de resolvê-los efetivamente.
Os essencialistas, por outro lado, focam em identificar e remover os obstáculos que atrasam o progresso, em vez de aplicar soluções paliativas. Eles se concentram em eliminar barreiras de maneira estratégica, reduzindo o esforço necessário e maximizando os resultados. Isso envolve ter clareza sobre o objetivo essencial, identificar pontos de lentidão e remover os obstáculos, permitindo que o sistema funcione de forma mais eficiente e eficaz.
Quebre a execução em pequenas etapas
O não essencialista tenta fazer tudo ao mesmo tempo, acreditando que mais esforço resultará em mais sucesso, mas isso muitas vezes impede o progresso real. O essencialista, por outro lado, foca nas pequenas vitórias em áreas essenciais, começando pequeno e celebrando cada avanço, evitando a busca por grandes conquistas que pouco importam.
Crie uma rotina que estimule a execução do que é essencial
O não essencialista acredita que as coisas essenciais só são alcançadas com muito esforço, enquanto o essencialista cria uma rotina que facilita a conquista do essencial, tornando-a um padrão. Embora ainda precise trabalhar arduamente em algumas situações, a rotina correta permite que cada esforço produza resultados exponencialmente maiores. A rotina é uma ferramenta poderosa para remover obstáculos e prevenir distrações, permitindo que o essencial seja realizado automaticamente, sem a necessidade de constante priorização e esforço consciente.
Para criar uma rotina que estimule a execução do que é essencial é necesário:
Reveja seus hábitos: reformule e crie novos gatilhos para semear hábitos que te ajudem e não que te prejudiquem.
Faça o mais difícil primeiro: desenvolva a rotina de cumprir a tarefa mais difícil logo pela manhã. Descubra uma deixa - aquele primeiro cafezinho, o alarme do celular ou qualquer coisa que você esteja acostumada(o) a fazer logo cedo - para te levar a se concentrar no mais difícil.
Reformule sua rotina em etapas: para ter grandes resultados é importante começar pequeno. Portanto, comece com uma única rotina diária ou semanal e depois aumente o progresso a partir daí. Não é fácil alterar hábitos e seguir novas rotinas, por isso comece aos poucos, vá testando e vendo o que funciona para você e só então inclua mais uma e assim sucessivamente.
Cultive a presença - só o agora existe
Os gregos tinham duas palavras para o tempo: khrónos e kairós. Khrónos se refere ao tempo cronológico, que medimos e tentamos usar eficientemente. Kairós, por outro lado, é o tempo oportuno e qualitativo, vivenciado quando estamos inteiramente presentes no momento. Khrónos é quantitativo, enquanto kairós é qualitativo. Em termos práticos, só temos o agora, pois é o único momento em que podemos agir e fazer o que realmente importa, apesar de aprendermos com o passado e imaginarmos o futuro.
Os não essencialistas se preocupam com o passado e o futuro, perdendo o momento presente e se distraindo. Já os essencialistas vivem em kairós, focando no agora. Eles concentram-se no que realmente importa no momento presente, sem se preocupar excessivamente com o ontem ou o amanhã, mas focando no agora.
Algumas dicas para ficar totalmente presente no que está fazendo:
Descubra o que é mais importante no momento presente: quando estiver sobrecarregada(o) com muitas tarefas e obrigações, pare, respire fundo, e concentre-se no momento presente. Pergunte-se o que é mais importante agora, não no futuro. Se ainda tiver dúvida, faça uma lista de tudo o que exige sua atenção e elimine o que não é prioritário neste instante.
Tire o futuro da cabeça: faça uma lista das coisas que poderiam ser essenciais no futuro, perguntando-se: "O que gostaria de fazer algum dia em consequência do que aconteceu hoje?" Essa lista não é de compromissos, mas um meio de tirar as ideias da cabeça e colocá-las no papel. Isso ajudará a (1) garantir que você não esquecerá dessas ideias para o futuro e (2) aliviar a pressão de sentir que precisa agir imediatamente.
Priorize: ordene sua lista de tarefas em ordem de prioridade, em seguida examine os afazeres desta lista perguntando-se: “O que é essencial agora?”. A partir disso vá executando um a um e ticando os itens.
Notas de rodapé
¹ O link é da Amazon, parceira do meu blog.
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